Es ist gefragt worden, ob die Regelungen von R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) 2015 zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken entsprechend anzuwenden sind, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt, auch ohne sich Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) zu bedienen, die bei einer Annahmestelle in Zahlung genommen werden.

Hierzu gilt im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder unbeschadet der Regelung in R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 LStR 2015 Folgendes:

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass

1. tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
2. für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und – vorbehaltlich Buchstabe e) – Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
3. der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
4. der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
5. der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015, BStBl I Seite 119).

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.

Die übrigen Regelungen des R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe b und c LStR 2015 sind entsprechend anzuwenden. Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen. Dabei bleibt es ihm unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Es bestehen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu einem anderen Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Dieses Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden.